WSPÓŁPRACA I OBSŁUGA ON-LINE

Aby współpraca była efektywna trzeba uzgodnić jej umowne ramy. Określamy zespół księgowy, miejsce prowadzenia i przechowywania ksiąg, zakres pełnomocnictwa i dostęp do systemów informacyjnych.

Następnie rozpoznajemy potrzeby, wyjaśniamy ograniczenia prawne i podatkowe oraz przygotowujemy procesy operacyjne i administracyjne oraz dokumentację tak by firma mogła działać w ramach obowiązującego prawa, zaspokoić wymagania jednocześnie minimalizując zaangażowanie klienta w działania administracji.

Mamy wypracowane różne metody odbierania dokumentów, ich digitalizacji, weryfikacji i księgowania. Udostępniamy klientom wstępne zestawienia informując o zobowiązaniach podatkowych, tak by klient miał świadomość nadchodzących płatności. Przechowujemy dokumentację, digitalizując i udostępniając  ją na chronionym serwerze tak by po zalogowaniu można było mieć dostęp z każdego miejsca do najważniejszych umów, dokumentów firmowych oraz deklaracji podatkowe, sprawozdań, raportów czy faktur. Odbieramy dokumenty od klientów „na żądanie” własnym kurierem;

Zakres pełnomocnictwa

Aby Biuro mogło funkcjonować Klienci wystawiają szereg upoważnień dla Biura m.in. do podpisywania deklaracji podatkowych w imieniu Klienta oraz inne wynikające z odrębnie regulowanych zasad współpracy. Upoważnienia te zawsze wskazują jedną osobę i mogą być w dowolnej chwili odebrane.

Zespół Księgowy

Klienci korzystają z dedykowanego personelu pracującego w biurze księgowym. Firma obsługiwana jest przez 2-3 osobowy zespół, reprezentowany przez Starszego Księgowego mającego, co najmniej 5 letnie doświadczenie, którego praca nadzorowana jest przez Głównego Księgowego z ponad 15 letnim doświadczeniem, który uzyskuje informacje zwrotną od Klienta o pracy całego zespołu. Starszy Księgowy jest odpowiedzialny za bezpośrednie kontakty z reprezentantami Klienta, ustala na bieżąco komunikację, terminy oraz materiały do przygotowania, rozwiązując nie rutynowe problemy i nadzorując przepływ dokumentów. Księgowy ds. Kadr i Płac jest odpowiedzialny za prowadzeni spraw kadrowo-płacowych, kalkulacje wynagrodzeń i innych naliczeń związanych wynagrodzeniami. Główny Księgowy nadzoruje pracę starszego Księgowego oraz Księgowego ds. Kadr i Płac, skupia swa uwagę na zagadnieniach formalno-prawnych, analizuje zapisy księgowe i konsultuje skomplikowane problemy natury prawno-podatkowej. Reprezentanci Klienta mogą komunikować się z całym zespołem w sposób nielimitowany. Dla tych klientów, którzy wymagają bardziej zaawansowanej obsługi i bezpośredniego kontaktu z personelem operacyjnym Klienta księgowi mogą być delegowani i pracować w biurach klientów.

Miejsce prowadzenia i przechowywania ksiąg

Najczęściej miejscem prowadzenia ksiąg jest Biuro Księgowe, w którym przechowywane są księgi okresu bieżącego oraz poprzedniego. Dokumenty stałe firmy oraz umowy są najczęściej również przechowywane w Biurze, a w postaci cyfrowej na zabezpieczonym serwerze dostępne dla Klienta po zalogowaniu. Dokumenty z lat wcześniejszych są przekazywane Klientom, Firmom przechowującym lub przechowywane w Biurze na podstawie odrębnej umowy.

W Polsce istniej obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej w formie papierowej przez 5 lat od zamknięcia roku rozliczeniowego. W praktyce oznacza to, że podatnicy powinni przechowywać dokumentację z pełnych 6 lat. Biuro może na zlecenie Klienta przechowywać dokumentacje a następnie niszczyć ja po odpowiednim okresie w ramach odrębnej umowy. Historyczna dokumentacja elektroniczna zwykle jest archiwizowana przez biuro i jest odpowiednio trwale usuwana w odpowiednim okresie, chyba, że Klient wyrazi chęć jej odebrania w na wskazanym nośniku cyfrowym.

Systemy informatyczne

Biuro księgowe korzysta z zaawansowanych rozwiązań informatycznych: systemów finansowo-księgowych, systemów informacji zarządczej i baz danych chronionych protokołem SSL. Księgi Klienta są prowadzone na systemach informatycznych

Biura, a część dokumentacji jest zeskanowana i udostępniona przez chronione strony internetowe po zalogowaniu. Biuro wykorzystuje niekiedy systemy bankowości elektronicznej Klientów do wprowadzania przelewów, które później są finalnie akceptowane przez Klientów.

USŁUGI KSIĘGOWE

Proponujemy realne odciążenie w sprawach administracyjnych. Powierzając nam usługi księgowe, skupicie się Państwo na rozwoju swej firmy i oszczędzicie czas i nerwy w kontaktach z urzędnikami. Proponujemy przejęcie pełnej odpowiedzialności za prowadzenie ksiąg i reprezentowanie przed Urzędem Skarbowym, ZUS oraz w postępowaniach podatkowych. Świadczone usług obejmują pełen zakres wsparcia aktywności biznesowej. Od założenia firm przez dobór optymalnej formy opodatkowania i rodzaju księgowości po optymalizację kosztów podatkowych oraz porady prawno-administracyjne.  Zakres współpracy każdorazowo dopasowujemy do indywidualnych potrzeb i oczekiwań.

Podstawowy zakres usług obejmuje całościowe:

• prowadzenie ksiąg handlowych (tzw. pełnej księgowości zawierającej plan kont i odrębne rejestry, zakupu, sprzedaży, dziennik, rejestr środków trwałych)
• prowadzenie podatkowej książki przychodów i rozchodów,
• prowadzenie ryczałtu ewidencjonowanego,
• prowadzenie ewidencji VAT,
• prowadzenie dodatkowych ewidencji np. środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych czy leasingów.

Rozliczenia z Urzędem Skarbowym, Urzędem Statystycznym, ZUS

• Sporządzanie deklaracji podatku dochodowego od osób fizycznych PIT prowadzących działalność gospodarczą,
• oraz pracowników, naliczanie składek,
• Sporządzanie deklaracji podatku dochodowego od osób prawnych CIT,
• Sporządzenie sprawozdań statystycznych (GUS),
• Sporządzanie raportów dla NBP,
• Sporządzanie deklaracji podatku od towarów i usług VAT, informacji dotyczących transakcji unijnych VAT UE,
• Reprezentowanie Państwa firmy przed urzędami.
  

Rachunkowość

• Tworzenie i aktualizacja polityki rachunkowości oraz Zakładowego Planu Kont
• Bieżąca ewidencja i raportowanie zdarzeń gospodarczych firmy;
• Udoskonalanie rachunkowości firmy, wykorzystującej informacje z systemu w sprawozdawczości zarządczej oraz prezentacji danych finansowych,
• Sporządzanie sprawozdań finansowych (bilans, rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych wraz z informacją dodatkową);
• Opracowywanie sprawozdawczości zarządczej firmy odnośnie zyskowności produktów i usług, kosztów zatrudnienia, kosztów inwestycji.

Gospodarka materiałowa, majątkiem trwałym i inwestycjami

• prowadzenie ewidencji obrotu materiałowego,
• rozliczenie produkcji,
• opracowywanie optymalnych planów inwestycyjnych,
• prowadzenie tabel amortyzacyjnych,
• prowadzenie ksiąg ewidencyjnych środków trwałych,
• rozliczanie inwestycji okresowych.

Nadzorowanie funkcjonowania kas fiskalnych i raportów fiskalnych

PRODUKTY KSIĘGOWE, PRAWNE I FINANSOWE

• • sporządzanie sprawozdań finansowych według polskich i międzynarodowych standardów rachunkowości również dla celów konsolidacji,
  • audyty i przeglądy sprawozdań finansowych wymagają rocznego badania ksiąg rachunkowych,
  • przeglądy podatkowe,
  • przeglądy ksiąg przed audytami, których celem jest zapewnienie pozytywnego wyniku audytu,
  • przygotowanie ksiąg i sprawozdań finansowe do badania,
  • budżetowanie i raportowanie okresowe w podziale na grupy towarów handlowych lub produkty,
  • monitorowanie stanów towary, zobowiązań, spłat należności, czy inwestycji w toku,
  • monitorowanie kluczowych wskaźników efektywności jak np. rotacja personelu,
  • zmiany planów kont i zasad dekretacji kosztów i przychodów
  • opracowywanie biznes planów,
  • optymalizacja sprzedaży i kosztów dla celów podatkowych ,
  • pogotowie Księgowe polegający na błyskawicznej reakcji księgowych na informację o nadchodzącej kontroli podatkowej,
  • wyprowadzanie zaszłości zachodzi często o w przypadku o zaczynających działalność.
  • wsparcie kontroli skarbowych
  • wnioski kredytowe
  • Doradztwo w zakresie Kadr, Płac i ZUS dla zgodnej z wymogami prawa dokumentacji kadrowo-płacowej oraz przed niebezpiecznymi dla firmy pracownikami.
  • „gorąca linia” czyli interwencyjne telefoniczne doradztwo,
  • Zakładanie i Rejestracja Firm
  • Obsługa Korporacyjna Firm polegajca na dokonywanie rejestracji zmian zachodzących w firmie w rejestrze handlowym, przeprowadzanie posiedzeń zarządów i rady nadzorczej, publikowanie sprawozdań finansowych w Krajowym Rejestrze Sądowym,
  • Asysta radcy prawnego przy niespodziewanych sytuacjach np. kontrolach innych urzędów niż urząd skarbowy,

• Użyczanie Adresu i Biura dla początkujących w prowadzeniu działalności
• Baza Wzorów Dokumentów zawierająca ponad 400 aktualnych wzorów standardowych umów, dokumentów, procedur, instrukcji i wewnętrznych regulacji, które powinny być w każdej firmie. Brak posiadania zasad rachunkowości, polityki wynagradzania, procedur związanych z ochrona danych osobowych może narazić firmy na różnego rodzaju sankcje w razie przeprowadzenia kontroli przez odpowiedni organ administracji państwowej.

USŁUGI KADROWO-PŁACOWE

Kadry i płace wymagają są wrażliwym obszarem i wymagają doskonałej znajomości przepisów prawa, tj. kodeksu pracy, kodeksu cywilnego, ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a także obowiązujących regulacji z zakresu ubezpieczeń społecznych. Dotrzymywanie terminów oraz szczegółowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest krytyczne. Proponujmy tańszy i stabilny outsourcing zamiast tworzyć dodatkową jednoosobową komórkę w firmie i narażać się na zakup i aktualizację oprogramowania oraz potencjalną niestabilność pracownika.

Oferta kadrowo-płacowa w obszarze ubezpieczeń społecznych:

• zgłaszanie i wyrejestrowywanie ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego osób współpracujących przy prowadzeniu pozarolniczej działalności gospodarczej oraz pracowników i zleceniobiorców na formularzach ZUS ZUA i ZWUA);
• sporządzanie i przekazywanie do ZUS formularzy rozliczeniowych ZUS DRA, RCA, RZA, RSA,
• przygotowywanie rocznych raportów dla osób ubezpieczonych ZUS RMUA;
• sporządzanie  i przekazywanie dokumentów płatniczych dotyczących rozliczeń osób opłacających składki wyłącznie za siebie;
• sporządzanie i przekazywanie do ZUS dokumentacji dotyczącej wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego na formularzach ZUS Z-3, Z-3A, Z-3B, NP-7:

    a. wniosek o wypłatę zasiłku chorobowego,
    b. wniosek o wypłatę zasiłku macierzyńskiego,
    c. wniosek o wypłatę świadczenia rehabilitacyjnego,
    d. Sporządzanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (Rp-7),
    e. Sporządzanie wniosków:

– o ustalenie kapitału początkowego (Kp-1, Rp-6),
– o emeryturę (Rp-1E, Rp-6),
– o rentę z tytułu niezdolności do pracy (Rp-1R),
– o rentę rodzinną (Rp-2),
– o świadczenie przedemerytalne (Rp-26).

• sporządzanie i przekazywanie informacji o przychodach zatrudnionych lub prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą emerytów i rencistów,
• sporządzanie i przekazywanie wniosków o wydanie zaświadczenia o nie zaleganiu w opłatach składek na ubezpieczenie społeczne (S-72b),
• sporządzanie i przekazywanie wniosku o wydanie A-1 dotyczącego ustalenia właściwego ustawodawstwa w zakresie zabezpieczenia społecznego,
• sporządzanie i przekazywanie rocznej informacji do celów ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe ZUS IWA,
• prowadzenie innej korespondencji z ZUS w sprawach dotyczących rozliczeń i zgłoszeń do ubezpieczenia społecznego.

Oferta kadrowo-płacowa w obszarze prawa pracy, prawa cywilnego oraz ustawy podatku dochodowym od osób fizycznych:

• pomoc w tworzeniu regulaminów pracy, wynagradzania, ZFSS,
• zakładanie i prowadzenie akt osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
• sporządzanie aneksów i umów o pracę, świadectw pracy oraz innych dokumentów związanych ze stosunku pracy,
• monitorowanie terminów zaświadczeń lekarskich w zakresie medycyny pracy (wstępne, okresowe, kontrolne),
• monitorowanie terminów szkoleń z zakresu bhp (wstępne i stanowiskowe, okresowe, ocena ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy),
• ustalenie wymiaru urlopu wypoczynkowego oraz informowanie o limitach urlopów wypoczynkowych,
• wystawianie na prośbę pracownika/zleceniobiorcy zaświadczeń o zarobkach, Przygotowywanie umów cywilno-prawnych (umowa zlecenie, umowa o dzieło, umowa o dzieło z przekazaniem praw autorskich),
• porady w zakresie prawidłowego wystawiania rachunków do umów cywilno-prawnych,
• sporządzanie list płac i przekazywanie ich klientowi w formie z nim ustalonej,
• przygotowanie i przekazanie klientowi paczek z przelewami wynagrodzeń do zaimportowania w banku,
• przygotowywanie przelewów wynagrodzeń w formie tradycyjnej,
• naliczanie odpisów na ZFŚS,
• przesyłanie Klientowi za pośrednictwem e-mail lub przekazywanie w formie tradycyjnej dokumentów płatniczych dotyczących miesięcznych zobowiązań wobec ZUS i Urzędu Skarbowego,
• przygotowanie rocznej informacji o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-4R, PIT-8AR, IFT-R,
• przygotowanie rocznych informacji o przychodach (PIT-11, PIT-40),
• przygotowywanie miesięcznych dokumentów płatniczych dotyczących podatku u osób, które jako formę opodatkowania wybrały kartę podatkową oraz sporządzanie rocznej deklaracji PIT-16A,
• umożliwienie Klientom zdalnego dostępu do danych kadrowo-płacowych poprzez bezpieczne połączenie za pomocą technologii VPN (na życzenie Klienta),
• współpraca w ramach udzielonego pełnomocnictwa z organami kontroli ZUS, PIP, Urzędu Pracy.

Oferta kadrowo-płacowa w obszarze GUS, PFRON, Urzędu Pracy:

• sporządzanie i przekazywanie poprzez portal sprawozdawczy GUS sprawozdań statystycznych DG-1, Z-03, Z-05, Z-06, Z-10, Z-12,
• przygotowywanie wniosków o zorganizowanie stażu za pośrednictwem urzędu pracy,
• przygotowywanie wniosków o organizację prac interwencyjnych za pośrednictwem Urzędu Pracy,
• przygotowywanie wniosków do urzędu pracy o zwrot części kosztów poniesionych na wynagrodzenia, nagrody i składki na ubezpieczenie społeczne za skierowanych bezrobotnych w ramach prac interwencyjnych,
• przygotowywanie i przesyłanie do PFRON miesięcznych i rocznych deklaracji rozliczeniowych DEK-I-0 oraz DEK-I-R,
• przygotowywanie dokumentów płatniczych dotyczących miesięcznych wpłat do DEK-I-0,
• przygotowywanie i przesyłanie do PFRON wniosków o wypłatę miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych (Wn-d+Inf-o-PP+INF-D-P),
• przygotowywanie i przesyłanie do PFRON wniosków o refundację składek na ubezpieczenie społeczne za osoby niepełnosprawne wykonujące działalność gospodarczą.

DORADZTWO

• porady prawne i administracyjne przy zakładaniu podmiotów gospodarczych oraz przy wyborze optymalnej formy prawnej prowadzonej działalności, rozliczeń podatkowych i rodzaju ksiąg rachunkowych,
• zakładanie działalności i spółek w imieniu przedsiębiorców,
• przekształcenia osób fizycznych i spółek osobowych w spółki kapitałowe z o.o. i S.A.,
• wsparcie w sprawach urzędowych, uzyskiwanie zaświadczeń o niezaleganiu, składanie wniosków rejestracyjnych i aktualizujących NIP i VAT,
• przygotowywanie wniosków o dotacje, leasingowych i kredytowych oraz wstępne określanie zdolności kredytowej,
• sporządzanie różnego rodzaju wielowariantowych analiz przychodowych i kosztowych, prognoz, biznes planów,
• długo i krótkoterminowe planowanie podatkowe,
• studia wykonalności i opłacalności projektów biznesowych,
• nadzór nad księgowością firm nie zatrudniających Głównego Księgowego,
• bieżące informowanie o zmianach w prawie mających wpływ na prowadzona działalność,
• objaśnienia kwestii prawnych i podatkowych i uzyskiwanie indywidualnych interpretacji celnych i podatkowych,
• przeprowadzanie konsultacji w miejscu prowadzenia działalności,
• optymalizacja procesów biznesowych przez analizę wartości, drzewa decyzyjne, analizę SWOT, analizę kosztów ABC,  analizę wąskich gardeł i krytycznych czynników sukcesu,
• sprzedaż Spółek, Fuzje i Przejęcia oraz strukturyzację transakcje kapitałowych,