WSPÓŁPRACA I OBSŁUGA ON-LINE
Aby współpraca była efektywna trzeba uzgodnić jej umowne ramy. Określamy zespół księgowy, miejsce prowadzenia i przechowywania ksiąg, zakres pełnomocnictwa i dostęp do systemów informacyjnych.
Następnie rozpoznajemy potrzeby, wyjaśniamy ograniczenia prawne i podatkowe oraz przygotowujemy procesy operacyjne i administracyjne oraz dokumentację tak by firma mogła działać w ramach obowiązującego prawa, zaspokoić wymagania jednocześnie minimalizując zaangażowanie klienta w działania administracji.
Mamy wypracowane różne metody odbierania dokumentów, ich digitalizacji, weryfikacji i księgowania. Udostępniamy klientom wstępne zestawienia informując o zobowiązaniach podatkowych, tak by klient miał świadomość nadchodzących płatności. Przechowujemy dokumentację, digitalizując i udostępniając ją na chronionym serwerze tak by po zalogowaniu można było mieć dostęp z każdego miejsca do najważniejszych umów, dokumentów firmowych oraz deklaracji podatkowe, sprawozdań, raportów czy faktur. Odbieramy dokumenty od klientów „na żądanie” własnym kurierem;
Zakres pełnomocnictwa
Aby Biuro mogło funkcjonować Klienci wystawiają szereg upoważnień dla Biura m.in. do podpisywania deklaracji podatkowych w imieniu Klienta oraz inne wynikające z odrębnie regulowanych zasad współpracy. Upoważnienia te zawsze wskazują jedną osobę i mogą być w dowolnej chwili odebrane.
Zespół Księgowy
Klienci korzystają z dedykowanego personelu pracującego w biurze księgowym. Firma obsługiwana jest przez 2-3 osobowy zespół, reprezentowany przez Starszego Księgowego mającego, co najmniej 5 letnie doświadczenie, którego praca nadzorowana jest przez Głównego Księgowego z ponad 15 letnim doświadczeniem, który uzyskuje informacje zwrotną od Klienta o pracy całego zespołu. Starszy Księgowy jest odpowiedzialny za bezpośrednie kontakty z reprezentantami Klienta, ustala na bieżąco komunikację, terminy oraz materiały do przygotowania, rozwiązując nie rutynowe problemy i nadzorując przepływ dokumentów. Księgowy ds. Kadr i Płac jest odpowiedzialny za prowadzeni spraw kadrowo-płacowych, kalkulacje wynagrodzeń i innych naliczeń związanych wynagrodzeniami. Główny Księgowy nadzoruje pracę starszego Księgowego oraz Księgowego ds. Kadr i Płac, skupia swa uwagę na zagadnieniach formalno-prawnych, analizuje zapisy księgowe i konsultuje skomplikowane problemy natury prawno-podatkowej. Reprezentanci Klienta mogą komunikować się z całym zespołem w sposób nielimitowany. Dla tych klientów, którzy wymagają bardziej zaawansowanej obsługi i bezpośredniego kontaktu z personelem operacyjnym Klienta księgowi mogą być delegowani i pracować w biurach klientów.
Miejsce prowadzenia i przechowywania ksiąg
Najczęściej miejscem prowadzenia ksiąg jest Biuro Księgowe, w którym przechowywane są księgi okresu bieżącego oraz poprzedniego. Dokumenty stałe firmy oraz umowy są najczęściej również przechowywane w Biurze, a w postaci cyfrowej na zabezpieczonym serwerze dostępne dla Klienta po zalogowaniu. Dokumenty z lat wcześniejszych są przekazywane Klientom, Firmom przechowującym lub przechowywane w Biurze na podstawie odrębnej umowy.
W Polsce istniej obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej w formie papierowej przez 5 lat od zamknięcia roku rozliczeniowego. W praktyce oznacza to, że podatnicy powinni przechowywać dokumentację z pełnych 6 lat. Biuro może na zlecenie Klienta przechowywać dokumentacje a następnie niszczyć ja po odpowiednim okresie w ramach odrębnej umowy. Historyczna dokumentacja elektroniczna zwykle jest archiwizowana przez biuro i jest odpowiednio trwale usuwana w odpowiednim okresie, chyba, że Klient wyrazi chęć jej odebrania w na wskazanym nośniku cyfrowym.
Systemy informatyczne
Biuro księgowe korzysta z zaawansowanych rozwiązań informatycznych: systemów finansowo-księgowych, systemów informacji zarządczej i baz danych chronionych protokołem SSL. Księgi Klienta są prowadzone na systemach informatycznych
Biura, a część dokumentacji jest zeskanowana i udostępniona przez chronione strony internetowe po zalogowaniu. Biuro wykorzystuje niekiedy systemy bankowości elektronicznej Klientów do wprowadzania przelewów, które później są finalnie akceptowane przez Klientów.
USŁUGI KSIĘGOWE
Proponujemy realne odciążenie w sprawach administracyjnych. Powierzając nam usługi księgowe, skupicie się Państwo na rozwoju swej firmy i oszczędzicie czas i nerwy w kontaktach z urzędnikami. Proponujemy przejęcie pełnej odpowiedzialności za prowadzenie ksiąg i reprezentowanie przed Urzędem Skarbowym, ZUS oraz w postępowaniach podatkowych. Świadczone usług obejmują pełen zakres wsparcia aktywności biznesowej. Od założenia firm przez dobór optymalnej formy opodatkowania i rodzaju księgowości po optymalizację kosztów podatkowych oraz porady prawno-administracyjne. Zakres współpracy każdorazowo dopasowujemy do indywidualnych potrzeb i oczekiwań.
Podstawowy zakres usług obejmuje całościowe:
- prowadzenie ksiąg handlowych (tzw. pełnej księgowości zawierającej plan kont i odrębne rejestry, zakupu, sprzedaży, dziennik, rejestr środków trwałych)
- prowadzenie podatkowej książki przychodów i rozchodów,
- prowadzenie ryczałtu ewidencjonowanego,
- prowadzenie ewidencji VAT,
- prowadzenie dodatkowych ewidencji np. środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych czy leasingów.
Rozliczenia z Urzędem Skarbowym, Urzędem Statystycznym, ZUS
- Sporządzanie deklaracji podatku dochodowego od osób fizycznych PIT prowadzących działalność gospodarczą,
- oraz pracowników, naliczanie składek,
- Sporządzanie deklaracji podatku dochodowego od osób prawnych CIT,
- Sporządzenie sprawozdań statystycznych (GUS),
- Sporządzanie raportów dla NBP,
- Sporządzanie deklaracji podatku od towarów i usług VAT, informacji dotyczących transakcji unijnych VAT UE,
- Reprezentowanie Państwa firmy przed urzędami.
Rachunkowość
- Tworzenie i aktualizacja polityki rachunkowości oraz Zakładowego Planu Kont
- Bieżąca ewidencja i raportowanie zdarzeń gospodarczych firmy;
- Udoskonalanie rachunkowości firmy, wykorzystującej informacje z systemu w sprawozdawczości zarządczej oraz prezentacji danych finansowych,
- Sporządzanie sprawozdań finansowych (bilans, rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych wraz z informacją dodatkową);
- Opracowywanie sprawozdawczości zarządczej firmy odnośnie zyskowności produktów i usług, kosztów zatrudnienia, kosztów inwestycji.
Gospodarka materiałowa, majątkiem trwałym i inwestycjami
- prowadzenie ewidencji obrotu materiałowego,
- rozliczenie produkcji,
- opracowywanie optymalnych planów inwestycyjnych,
- prowadzenie tabel amortyzacyjnych,
- prowadzenie ksiąg ewidencyjnych środków trwałych,
- rozliczanie inwestycji okresowych.
Nadzorowanie funkcjonowania kas fiskalnych i raportów fiskalnych
PRODUKTY KSIĘGOWE, PRAWNE I FINANSOWE
- sporządzanie sprawozdań finansowych według polskich i międzynarodowych standardów rachunkowości również dla celów konsolidacji,
- audyty i przeglądy sprawozdań finansowych wymagają rocznego badania ksiąg rachunkowych,
- przeglądy podatkowe,
- przeglądy ksiąg przed audytami, których celem jest zapewnienie pozytywnego wyniku audytu,
- przygotowanie ksiąg i sprawozdań finansowe do badania,
- budżetowanie i raportowanie okresowe w podziale na grupy towarów handlowych lub produkty,
- monitorowanie stanów towary, zobowiązań, spłat należności, czy inwestycji w toku,
- monitorowanie kluczowych wskaźników efektywności jak np. rotacja personelu,
- zmiany planów kont i zasad dekretacji kosztów i przychodów
- opracowywanie biznes planów,
- optymalizacja sprzedaży i kosztów dla celów podatkowych ,
- pogotowie Księgowe polegający na błyskawicznej reakcji księgowych na informację o nadchodzącej kontroli podatkowej,
- wyprowadzanie zaszłości zachodzi często o w przypadku o zaczynających działalność.
- wsparcie kontroli skarbowych
- wnioski kredytowe
- Doradztwo w zakresie Kadr, Płac i ZUS dla zgodnej z wymogami prawa dokumentacji kadrowo-płacowej oraz przed niebezpiecznymi dla firmy pracownikami.
- „gorąca linia” czyli interwencyjne telefoniczne doradztwo,
- Zakładanie i Rejestracja Firm
- Obsługa Korporacyjna Firm polegajca na dokonywanie rejestracji zmian zachodzących w firmie w rejestrze handlowym, przeprowadzanie posiedzeń zarządów i rady nadzorczej, publikowanie sprawozdań finansowych w Krajowym Rejestrze Sądowym,
- Asysta radcy prawnego przy niespodziewanych sytuacjach np. kontrolach innych urzędów niż urząd skarbowy,
- Użyczanie Adresu i Biura dla początkujących w prowadzeniu działalności
- Baza Wzorów Dokumentów zawierająca ponad 400 aktualnych wzorów standardowych umów, dokumentów, procedur, instrukcji i wewnętrznych regulacji, które powinny być w każdej firmie. Brak posiadania zasad rachunkowości, polityki wynagradzania, procedur związanych z ochrona danych osobowych może narazić firmy na różnego rodzaju sankcje w razie przeprowadzenia kontroli przez odpowiedni organ administracji państwowej.
USŁUGI KADROWO-PŁACOWE
Kadry i płace wymagają są wrażliwym obszarem i wymagają doskonałej znajomości przepisów prawa, tj. kodeksu pracy, kodeksu cywilnego, ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a także obowiązujących regulacji z zakresu ubezpieczeń społecznych. Dotrzymywanie terminów oraz szczegółowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest krytyczne. Proponujmy tańszy i stabilny outsourcing zamiast tworzyć dodatkową jednoosobową komórkę w firmie i narażać się na zakup i aktualizację oprogramowania oraz potencjalną niestabilność pracownika.
Oferta kadrowo-płacowa w obszarze ubezpieczeń społecznych:
- zgłaszanie i wyrejestrowywanie ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego osób współpracujących przy prowadzeniu pozarolniczej działalności gospodarczej oraz pracowników i zleceniobiorców na formularzach ZUS ZUA i ZWUA);
- sporządzanie i przekazywanie do ZUS formularzy rozliczeniowych ZUS DRA, RCA, RZA, RSA,
- przygotowywanie rocznych raportów dla osób ubezpieczonych ZUS RMUA;
- sporządzanie i przekazywanie dokumentów płatniczych dotyczących rozliczeń osób opłacających składki wyłącznie za siebie;
- sporządzanie i przekazywanie do ZUS dokumentacji dotyczącej wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego na formularzach ZUS Z-3, Z-3A, Z-3B, NP-7:
a. wniosek o wypłatę zasiłku chorobowego,
b. wniosek o wypłatę zasiłku macierzyńskiego,
c. wniosek o wypłatę świadczenia rehabilitacyjnego,
d. Sporządzanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (Rp-7),
e. Sporządzanie wniosków:
– o ustalenie kapitału początkowego (Kp-1, Rp-6),
– o emeryturę (Rp-1E, Rp-6),
– o rentę z tytułu niezdolności do pracy (Rp-1R),
– o rentę rodzinną (Rp-2),
– o świadczenie przedemerytalne (Rp-26).
- sporządzanie i przekazywanie informacji o przychodach zatrudnionych lub prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą emerytów i rencistów,
- sporządzanie i przekazywanie wniosków o wydanie zaświadczenia o nie zaleganiu w opłatach składek na ubezpieczenie społeczne (S-72b),
- sporządzanie i przekazywanie wniosku o wydanie A-1 dotyczącego ustalenia właściwego ustawodawstwa w zakresie zabezpieczenia społecznego,
- sporządzanie i przekazywanie rocznej informacji do celów ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe ZUS IWA,
- prowadzenie innej korespondencji z ZUS w sprawach dotyczących rozliczeń i zgłoszeń do ubezpieczenia społecznego.
Oferta kadrowo-płacowa w obszarze prawa pracy, prawa cywilnego oraz ustawy podatku dochodowym od osób fizycznych:
- pomoc w tworzeniu regulaminów pracy, wynagradzania, ZFSS,
- zakładanie i prowadzenie akt osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- sporządzanie aneksów i umów o pracę, świadectw pracy oraz innych dokumentów związanych ze stosunku pracy,
- monitorowanie terminów zaświadczeń lekarskich w zakresie medycyny pracy (wstępne, okresowe, kontrolne),
- monitorowanie terminów szkoleń z zakresu bhp (wstępne i stanowiskowe, okresowe, ocena ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy),
- ustalenie wymiaru urlopu wypoczynkowego oraz informowanie o limitach urlopów wypoczynkowych,
- wystawianie na prośbę pracownika/zleceniobiorcy zaświadczeń o zarobkach, Przygotowywanie umów cywilno-prawnych (umowa zlecenie, umowa o dzieło, umowa o dzieło z przekazaniem praw autorskich),
- porady w zakresie prawidłowego wystawiania rachunków do umów cywilno-prawnych,
- sporządzanie list płac i przekazywanie ich klientowi w formie z nim ustalonej,
- przygotowanie i przekazanie klientowi paczek z przelewami wynagrodzeń do zaimportowania w banku,
- przygotowywanie przelewów wynagrodzeń w formie tradycyjnej,
- naliczanie odpisów na ZFŚS,
- przesyłanie Klientowi za pośrednictwem e-mail lub przekazywanie w formie tradycyjnej dokumentów płatniczych dotyczących miesięcznych zobowiązań wobec ZUS i Urzędu Skarbowego,
- przygotowanie rocznej informacji o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-4R, PIT-8AR, IFT-R,
- przygotowanie rocznych informacji o przychodach (PIT-11, PIT-40),
- przygotowywanie miesięcznych dokumentów płatniczych dotyczących podatku u osób, które jako formę opodatkowania wybrały kartę podatkową oraz sporządzanie rocznej deklaracji PIT-16A,
- umożliwienie Klientom zdalnego dostępu do danych kadrowo-płacowych poprzez bezpieczne połączenie za pomocą technologii VPN (na życzenie Klienta),
- współpraca w ramach udzielonego pełnomocnictwa z organami kontroli ZUS, PIP, Urzędu Pracy.
Oferta kadrowo-płacowa w obszarze GUS, PFRON, Urzędu Pracy:
- sporządzanie i przekazywanie poprzez portal sprawozdawczy GUS sprawozdań statystycznych DG-1, Z-03, Z-05, Z-06, Z-10, Z-12,
- przygotowywanie wniosków o zorganizowanie stażu za pośrednictwem urzędu pracy,
- przygotowywanie wniosków o organizację prac interwencyjnych za pośrednictwem Urzędu Pracy,
- przygotowywanie wniosków do urzędu pracy o zwrot części kosztów poniesionych na wynagrodzenia, nagrody i składki na ubezpieczenie społeczne za skierowanych bezrobotnych w ramach prac interwencyjnych,
- przygotowywanie i przesyłanie do PFRON miesięcznych i rocznych deklaracji rozliczeniowych DEK-I-0 oraz DEK-I-R,
- przygotowywanie dokumentów płatniczych dotyczących miesięcznych wpłat do DEK-I-0,
- przygotowywanie i przesyłanie do PFRON wniosków o wypłatę miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych (Wn-d+Inf-o-PP+INF-D-P),
- przygotowywanie i przesyłanie do PFRON wniosków o refundację składek na ubezpieczenie społeczne za osoby niepełnosprawne wykonujące działalność gospodarczą.
DORADZTWO
- porady prawne i administracyjne przy zakładaniu podmiotów gospodarczych oraz przy wyborze optymalnej formy prawnej prowadzonej działalności, rozliczeń podatkowych i rodzaju ksiąg rachunkowych,
- zakładanie działalności i spółek w imieniu przedsiębiorców,
- przekształcenia osób fizycznych i spółek osobowych w spółki kapitałowe z o.o. i S.A.,
- wsparcie w sprawach urzędowych, uzyskiwanie zaświadczeń o niezaleganiu, składanie wniosków rejestracyjnych i aktualizujących NIP i VAT,
- przygotowywanie wniosków o dotacje, leasingowych i kredytowych oraz wstępne określanie zdolności kredytowej,
- sporządzanie różnego rodzaju wielowariantowych analiz przychodowych i kosztowych, prognoz, biznes planów,
- długo i krótkoterminowe planowanie podatkowe,
- studia wykonalności i opłacalności projektów biznesowych,
- nadzór nad księgowością firm nie zatrudniających Głównego Księgowego,
- bieżące informowanie o zmianach w prawie mających wpływ na prowadzona działalność,
- objaśnienia kwestii prawnych i podatkowych i uzyskiwanie indywidualnych interpretacji celnych i podatkowych,
- przeprowadzanie konsultacji w miejscu prowadzenia działalności,
- optymalizacja procesów biznesowych przez analizę wartości, drzewa decyzyjne, analizę SWOT, analizę kosztów ABC, analizę wąskich gardeł i krytycznych czynników sukcesu,
- sprzedaż Spółek, Fuzje i Przejęcia oraz strukturyzację transakcje kapitałowych,