Współpraca

Efektywna współpraca w zakresie księgowości

Mając na uwadze, że firmy różnią się w sposobie zarządzania zależnie od otoczenia biznesowego, wielkości i etapu rozwoju, oraz osobowości prezesa lub właściciela, jesteśmy otwarci i elastycznie nastawieni na różnorakie sposoby komunikacji. Próbujemy rozpoznać rzeczywiste potrzeby klientów, wyjaśnić ograniczenia prawne i podatkowe oraz opracować procesy operacyjne i administracyjne oraz dokumentację, tak by firma mogła działać w ramach obowiązującego prawa, a także zaspokoić wymagania klienta, jednocześnie minimalizując jego zaangażowanie w działania administracyjne.

Aby współpraca była efektywna, trzeba uzgodnić jej ramy w postaci umowy między stronami. Określamy w niej: zespół księgowy, miejsce prowadzenia i przechowywania ksiąg, pełnomocnictwo i systemy informatyczne. Mamy wypracowane rozmaite metody odbierania różnych grup dokumentów, weryfikacji i księgowania. Udostępniamy klientom wstępne zestawienia podatkowe, informując o zobowiązaniach, tak by mieli świadomość nadchodzących płatności i mogli efektywnie zarządzać gotówką. Na zlecenie klientów przechowujemy ich dokumentację, digitalizując i umieszczając na chronionym serwerze najważniejsze umowy, oraz stałe dokumenty firmowe, deklaracje podatkowe, sprawozdania i raporty tak, by klienci mogli po zalogowaniu mieć do nich dostęp.

Klienci sami decydują o tym, gdzie personel księgowy pełni swe obowiązki. W większości przypadków Klienci korzystają z dedykowanego personelu pracującego w biurze księgowym. Dla tych klientów, którzy wymagają bardziej zaawansowanej obsługi i bezpośredniego kontaktu z personelem operacyjnym klienta księgowi mogą być delegowani i pracować w biurach klientów.

Zespół księgowy

Firmy obsługiwane są zazwyczaj przez 2,3-osobowy zespół, prowadzony przez starszego księgowego z ponad 10-letnim doświadczeniem i wyspecjalizowanego księgowego odpowiedzialnego za prowadzenie spraw kadrowo-płacowych. Starszy księgowy odpowiada za bezpośrednie kontakty z klientem, ustala sposoby komunikacji, terminy oraz materiały do przygotowania, rozwiązując problemy i nadzorując przepływ dokumentów. Główny księgowy nadzoruje prace księgowych oraz skupia swą uwagę na zagadnieniach formalno-prawnych, analizuje zapisy księgowe, konsultuje skomplikowane problemy natury prawno-podatkowej oraz uzyskuje informacje od klienta o pracy całego zespołu. Reprezentanci klienta mogą komunikować się z całym zespołem bez ograniczeń

Miejsce prowadzenia i przechowywania ksiąg

Najczęściej miejscem prowadzenia ksiąg jest Biuro Księgowe, w naszym archiwum przechowywane są jednocześnie księgi bieżącego i poprzedniego roku. Pozostałe dokumenty są zwykle przechowywane u klientów, choć ich kopie cyfrowe są dostępne na zabezpieczonym serwerze po zalogowaniu. Dokumenty z lat wcześniejszych są archiwizowane u klientów lub przechowywane w archiwum biura na podstawie odrębnej umowy. W Polsce istnieje obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej w formie papierowej przez 5 lat od zamknięcia roku rozliczeniowego. Jeśli klient wyrazi chęć utrzymywania dokumentacji po tym okresie, jest ona przez biuro archiwizowana cyfrowo, fizycznie trwale usuwana lub przekazywana klientowi wraz z cyfrową kopią.

Pełnomocnictwo

Biuro, aby mogło reprezentować klientów, m.in. przy podpisywaniu i wysyłaniu deklaracji podatkowych lub jednolitego pliku kontrolnego, do przetwarzania danych osobowych czy do odbierania dokumentów z banków lub urzędów oraz by wykonywać inne czynności wynikające z odrębnie regulowanych zasad współpracy, musi posiadać odpowiednie pełnomocnictwa.  Upoważnienia te zawsze wskazują jedną osobę i mogą być w dowolnej chwili przez klienta jednostronnie odwołane lub zmienione.

Systemy informatyczne

Biuro korzysta z zaawansowanych rozwiązań informatycznych. Księgi i rejestry klientów są prowadzone w elektronicznym systemie finansowo-księgowym umieszczonym na chronionym serwerze. Serwer jest dodatkowo zabezpieczony systemem podtrzymywania napięcia, a pliki są codziennie archiwizowane.